Remote Teams – So arbeitet man effektiv zusammen

Immer mehr Menschen entscheiden sich dazu, ortsunabhängig zu leben oder ihren Alltag flexibler zu gestalten. Dafür eignen sich vor allem Freelance-Berufe oder die Arbeit in Teams, die keinen fixen Standort benötigen. Dank der guten Vernetzung gibt es mittlerweile viele Start-ups und Unternehmen, in denen sich die Mitarbeiter nur auf virtueller Ebene kennen, jedoch niemals im selben Büro sitzen. Das bringt einige Schwierigkeiten mit sich, hat aber auch viele Vorteile. Wer sich gut auf die Zusammenarbeit in remoten Teams vorbereitet, kann dabei vor allem die positiven Seiten genießen!

Kommunikation sinnvoll gestalten

In vielen Unternehmen gehört das wöchentliche Meeting zur Standardprozedur. Sind die Mitarbeiter jedoch an verschiedenen Orten oder sogar in anderen Ländern verstreut, wird die gemeinsame Besprechung erschwert. Dabei ist es besonders für remote Teams sehr wichtig, sich genau abzusprechen und eine klare Aufgabenverteilung zu haben. Da man von den anderen Mitarbeitern im Arbeitsalltag wenig mitbekommt, muss die Kommunikation noch eindeutiger ablaufen. Viele Teamleiter entscheiden sich dazu, regelmäßige Videokonferenzen mit dem gesamten Team abzuhalten. Dies funktioniert ganz einfach mit Programmen wie Zoom oder Skype, die Livestreams mit großen Gruppen ermöglichen. Selbst wenn zwanzig oder mehr Personen gleichzeitig am Videochat teilnehmen, bleibt das Gespräch überschaubar. Wer gerade nicht spricht, kann sein Mikrofon stumm schalten, der Sprecher wird durch Zoom automatisch größer angezeigt. Natürlich verläuft ein Großteil der Kommunikation per E-Mail. Hier sollte ein allgemeines Verzeichnis mit allen Kontakten bereitstehen, damit alle remoten Mitarbeiter über die nötigen Informationen verfügen. Ein virtuelles Board wie von Trello, auf dem alle Aufgaben eingeteilt werden, kann ebenfalls helfen. So hat jedes Teammitglied einen Überblick darüber, an wen er sich wenden soll, falls Fragen zu einem gewissen Thema aufkommen.

Sicherheit im Netz

Ein großes Thema bei remoten Teams ist natürlich auch die Sicherheit der Daten und Geräte. Wenn Menschen aus aller Welt auf einen Firmenserver zugreifen, kann es leicht zu Datenraub oder anderen Problemen kommen. Dabei schaffen jedoch Tools Abhilfe, die die IP Adresse scannen. Für remote Teams sollte es immer eine IP-Adressen-Verwaltung geben, die sicherstellt, dass nur jene Geräte und User auf Daten und Netzwerke zugreifen, die dafür auch wirklich autorisiert wurden. Hat ein Team keine eigene IT-Abteilung, helfen simple Programme dabei, den Aufwand dieser Arbeit gering zu halten. Zusätzlich sollte für alle Mitarbeiter klar festgelegt werden, von welchen Netzwerken sie auf sensible Daten zugreifen dürfen. Wer z. B. gerne in seinem Lieblingscafé arbeitet und dort ein öffentliches WiFi verwendet, sollte hier nur Arbeiten verrichten, die keinen Serverzugang benötigen. Außerdem kann ein VPN verwendet werden, der den Internetzugang des Users verschlüsselt, die IP-Adresse für Außenstehende verändert und ein virtuelles, privates Netzwerk aufbaut. Damit gibt es für vieler Hacker und Viren keine Angriffsfläche mehr. Damit alle Teammitglieder starke Passwörter verwenden, kann außerdem ein Passwort-Manager eingesetzt werden. Das versichert, dass auch die Nutzerzugänge nicht anfällig für Hacking sind. Das klassische Allrounder-Passwort, welches gerne für alle Accounts verwendet wird, ist damit Geschichte!  Wer für eine gute Kommunikation und Sicherheit sorgt, kann damit die größten Nachteile von remoten Teams ganz einfach aus der Welt schaffen. Nun kann stattdessen von den vielen Vorteile profitiert werden. Internationale Teams bringen eine Vielfältigkeit in Unternehmen und bieten die Möglichkeit, aus einem viel breiteren Pool an Bewerbern zu wählen. Treffen unterschiedliche Kulturen, Nationalitäten und Philosophien aufeinander, kann sich der Horizont aller Beteiligten spielend leicht erweitern. Dazu wird es leichter, unterschiedliche Märkte zu erreichen. Eine echte Win-win-Situation für Firmen!